Tips para un meeting productivo

En The Inspiration House acogemos y organizamos meetings a diario que se convierten en exitosas jornadas productivas. Aquí os dejamos algunos tips que usamos para conseguir que el resultado sea excelente.

Planifica con suficiente adelanto el día, la hora y el tiempo de reunión.

Las reuniones más productivas son las que comienzan hacia las 10h de la mañana. Ya nos ha dado tiempo a repasar los asuntos del día pero todavía no estamos enfrascados en ninguna tarea importante. Asegurar que a todos los participantes les va bien y avisar con tiempo suficiente para que se puedan organizar y no tengan otros asuntos ocupándoles espacio mental durante el meeting. Con 1 semana como mucho es suficiente! Si por ejemplo el propósito de la reunión es continuar o resolver una discusión acerca de un proyecto en el que estás trabajando, no dejes pasar mucho tiempo hasta el meeting: querrás que todos vengan con ideas lo más frescas posible! El tiempo de reunión: ni mucho ni poco. Poco tiempo puede dejar asuntos importantes sin tratar o no dar la oportunidad a hacer un resumen de lo tratado, y demasiado tiempo puede ser una reunión tediosa que haga que vayamos perdiendo el foco poco a poco.

Ten claro el propósito de la reunión, y asegúrate de comunicarlo.

Elaborar una especie de puntos del día ayudará a organizar los temas a tratar, a que nada se quede fuera del tintero y a que las personas que participan puedan venir preparadas. Además de esta agenda, para que un meeting sea productivo es buena idea marcar también los objetivos de esa reunión. Por ejemplo: ¿se tiene que tomar alguna decisión?

Define quién dirigirá el meeting.

Todo meeting productivo necesita que una o dos personas lleven la batuta. Es imprescindible marcar el ritmo de la reunión, asegurar que se tratan todos los puntos de la agenda y se cumplen los objetivos, hacer el resumen… incluso tomar notas de comentarios e ideas importantes que van surgiendo.

Decide hasta qué punto necesitas la tecnología.

Aunque hay mil herramientas y recursos muy atractivos para complementar nuestras reuniones bajo la promesa de mayor productividad, no siempre son necesarias. Muchas veces, aquellos meetings más productivos son los que se dan sin ninguna distracción tecnológica: simplemente personas focalizadas en el aquí y ahora, inspiradas y concentradas en el tema que se está tratando.

¡Esos son los verdaderos ingredientes de un meeting productivo!

¡Suscríbete!